Jak poprawić swoją pracę? Dobre zarządzanie nierozerwalnie związane jest z dobrą organizacją. Nieważne czy prowadzimy firmę czy też pracujemy na etacie. Robimy to po to, aby zarabiać. Niestety, zdarza się i tak, że choć nasza praca przynosi spore dochody, to po odliczeniu wszystkich kosztów znajdujemy się pod kreską albo nasze osiągnięcia nie wyglądają tak, jakbyśmy sobie tego życzyli. Rozumiejąc te problemy, wychodzimy naprzeciw i przedstawiamy kilka sposobów na pośrednie poprawienie zasobności swojego portfela.
Stanowisko pracy
. stanowisko pracy
Nieważne jaki jest twój zawód i na jakich zasadach go realizujesz. Aby efektywnie wykonywać swoje obowiązki przygotuj stanowisko pracy. Jest to szczególnie problematyczne w dobie pandemii korona-wirusa, kiedy to wiele osób pracuje w formie home-office. Pamiętaj, nasza przestrzeń do pracy ma decydujący wpływ na naszą efektywność. Jak to powinno wyglądać w praktyce? Przede wszystkim powinniśmy odseparować się od przestrzeni sypialnej. Coś, co na pierwszy rzut oka kojarzy nam się z czasem wolnym i odpoczynkiem nie może zaprzątać naszych myśli. Jeśli nie dysponujesz biurkiem, nic nie szkodzi! Równie dobrze możesz pracować przy kuchennym stole albo w przestronnym salonie z widokiem na drzewa. Narzędzia, jakich potrzebujemy do pracy, również są niezwykle ważne. Wszystkie. Zaczynając od urządzeń biurowych, a kończąc na zszywaczach do papieru czy zwykłych długopisach.
Jak poprawić swoją pracę? Pomodoro!
zegar
Jeśli zorganizowałeś przestrzeń taką, jaką lubisz, a mimo to twoje zadowolenie z pracy wciąż pozostawia wiele do życzenia, powinieneś wypróbować techniki „pomodoro”. Według niej powinniśmy pracować w skupieniu nad konkretnym zadaniem przez 25 minut, a następnie przeznaczyć 5 minut na odpoczynek. Wszystko należy powtórzyć cztery razy dobijając do dłuższej przerwy trwającej 15-30 minut. Jeśli w czasie wykonywania jednego zadania przypomnisz sobie o innym, sporząć krótką „przypominajkę”. Napisz ją na kartce papieru i wróć do niej w kolejnej odsłonie „pomodoro”.
Przygotowanie narzędzi
toner w drukarce
Rozpoczynając pracę, warto wyeliminować czynności, które mogłyby zaszkodzić naszej koncentracji. Można by tutaj przytoczyć choćby sprawę uzupełniania tonera w drukarce. Trzeba jednak pamiętać, że wspomniane tutaj metody poprawienia komfortu pracy na pewno nie zagwarantują zadawalającej efektywności. Jeśli robisz wszystko zgodnie z naszym poradnikiem, a mimo to nie wszystko działa tak, jak powinno, należy się głębiej zastanowić, co jest przyczyną takiego stanu rzeczy.
Analiza TOWS
oszczędności
Odpowiedzią na dylemat „jak poprawić swoją pracę” jest przeprowadzenie analizy TOWS. Jej priorytetem jest zdiagnozowanie zagrożeń płynących z otoczenia rynkowego. Pochylając się nad analizą możemy dojść do wniosku, że naszą słabą stroną jest brak odpowiedniego oprogramowania, dzięki któremu moglibyśmy zwiększyć efektywność pracy naszej firmy. Niestety, profesjonalne oprogramowanie potrafi być bardzo drogie. Prowadząc niewielką firmę lub jednoosobową działalność tego typu wydatek mógłby znacząco obciążyć nasz budżet. Chcąc tego uniknąć, warto zorientować się w temacie darmowych pakietów biurowych. Mogą być one świetną alternatywą dla rozpoczynających swoją działalność firm. W Internecie można znaleźć dużą różnorodność legalnych i w pełni bezpłatnych narzędzi stworzonych typowo z myślą o firmach. Wśród darmowych produktów możemy znaleźć m.in. programy do edytowania tekstów, prezentacji, fakturowania, archiwizacji plików, obróbki graficznej czy zarządzania projektami. Korzystając z bezpłatnego oprogramowania możesz zaoszczędzić nawet do 1000 złotych w skali roku!
Koszty mediów
żarówka
Polem do zastosowania optymalizacji są też koszty mediów. Okazuje się, że jest to dość istotna sprawa i dotyczy nie tylko tych, którzy prowadzą swoje firmy. W pierwszej kolejności weź pod uwagę poszczególnych dostawców Internetu, telefonów czy energii elektrycznej. Czasem z lenistwa albo ze względu na to, że mamy mnóstwo innych spraw na głowie po zakończeniu umowy z danym dostawcą nie sprawdzamy ofert, jakie są dostępne na rynku i przepłacamy u obecnego usługodawcy. Jak poprawić swoją pracę? Zadbaj też o rozwiązania energooszczędne względem sprzętu i oświetlenia, np. o żarówki LED czy czujniki obecności. Poza tym wyłączaj urządzenia biurowe albo przynajmniej zminimalizuj liczbę wyposażenia pozostającego w trybie czuwania. Niektóre dyżurujące w tzw. trybie stand-by maszyny potrafią bez opamiętania wysysać energię. Tutaj receptą może być listwa zasilająca z wyłącznikiem dopływu prądu lub zastosowań automatycznych wyłączników czasowych.
Na wyborze odpowiednich dostawców, a także zastosowaniu kilku trików na energooszczędności możemy zaoszczędzić około 100 złotych miesięcznie, czyli w prostym rachunku 1200 złotych rocznie!
Odnowienie urządzeń
naprawa urządzeń
Przeprowadzając analizę TOWS możemy również dojść do wniosku, że naszą słabą stroną jest sprzęt na którym pracujemy. Zarówno komputer, który zawiesza się lub co chwilę zacina wydłużając każde zadanie o kilkadziesiąt procent, jak i drukarka, która drukuje wolno i drogo. Wymiana na nowszy sprzęt nie tylko wygeneruje zysk poprzez zwiększenie liczby wykonywanych w tym samym czasie zadań, ale również wygeneruje oszczędności. Korzystając nawet z najbardziej oszczędnej drukarki, trzeba mieć na uwadze, że duża część dokumentów jakie drukujemy, jest drukowana kompletnie niepotrzebnie. Jest to zbędny wydatek. Według badań aż 52% polskich firm nie monitoruje kosztów wydruku choć rocznie zadrukowują one 68 milionów kartek, z czego marnuje się 8,2% wydruków. Zapewne podobne statystyki dotycząc osób pracujących na home-office. W celu kontroli wydruków warto korzystać z dedykowanych aplikacji, jak np. HP SMART. Na odpowiedzialnym i ograniczeniu zbędnych wydatków w firmie możemy zaoszczędzić 50-100 złotych miesięcznie, czyli 600-1200 złotych rocznie.
Jak wiadomo, czas to pieniądz, dlatego poza typowo rozumowanymi oszczędnościami ważną kwestią jest także nie marnowanie czasu. W tym celu warto korzystać z dostępnych narzędzi, które usprawniają czynności biurowe, np. mobilne drukowanie. Zamiast czekać na przejście do biurka czy laptopa możesz zlecić druk podczas spotkania korzystając ze smartfona czy tabletu.
Roczne podsumowanie
roczny sukces
Tak czy inaczej, warto optymalizować koszty i troszczyć się o wysoką efektywność, bo być może właśnie w ten sposób zaoszczędzone środki będą stanowić 1/12 naszego rocznego zysku. Z całą pewnością jest to kwota, za którą można zorganizować egzotyczne nawet 14-dniowe wakacje. Stosując wszystkie wspomniane wskazówki możemy zaoszczędzić nawet kilka tysięcy złotych rocznie.
Przeczytaj też:
